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Une mauvaise météo, un prestataire qui arrive en retard ou encore un problème d’électricité dans l’office traiteur, tout cela sont des imprévus possible lors de votre mariage, et si vous n’avez pas de wedding planner, il est impératif que vous vous montriez prévoyante.
En effet, cela fait partie du métier de wedding planner que de prévoir les imprévus possible lors d’un mariage et de mettre en place des moyens préventifs pour l’éviter ou alors des plans de secours. Et ceci n’est pas une chose superflu que la wedding planner fait parce qu’elle s’ennuie, non non, elle le fait parce que c’est indispensable au bon déroulé d’une journée de mariage. Alors vous devez faire de même !
Aujourd’hui, dans cet article, nous allons voir ensemble comment faire pour anticiper au maximum les imprévus et comment bien les gérer. Le stress et la panique sont déjà deux états émotifs à éviter.
ETAPE 1 : on s’imagine les pires scénarios
A un mois de votre mariage, vous allez devoir prendre du temps pour poser sur papier tous les pires scénarios qui pourraient se dérouler pendant votre journée. La décoration de la salle n’est pas terminée à temps, la météo prévoit de la pluie, votre photographe est au abonné absent, etc. Vous devez réellement penser à tout et surtout tout écrire. Et ne commettez pas l’erreur de penser que cela ne pourra jamais se passer. Bien-sûr que la plupart des imprévus que vous allez noter n’auront pas lieu (et heureusement) mais l’objectif ici, c’est d’être prête à toute éventualité. Alors surtout, n’oubliez rien !
Pour une meilleure organisation, je vous conseille de travailler sur le logiciel Excel, cela vous évitera d’avoir des feuilles volantes.
ETAPE 2 : Identifier les imprévus !
Une fois votre liste établie, vous allez devoir identifier les différents types d’imprévus. En effet, vous allez avoir des imprévus qui ne sont pas du tout contrôlables comme par exemple la météo ou encore une pandémie mondiale. Les imprévus venant des autres comme par exemple le photographe qui ne vient pas ou le témoin qui perd les alliances. Et les imprévus venant de vous, qui sont tous les imprévus qui surviennent à cause d’une négligence.
Faire cet exercice vous permettra de trier ces imprévus par catégorie et de vous faciliter les prochaines étapes.
ETAPE 3 : trouver des solutions pour éviter la catastrophe
Prévoir des plans B en cas d’imprévus, c’est très bien, mais c’est encore mieux de ne pas avoir à mettre en place ces plans de secours. Pour cela, il faut avant tout trouver des solutions pour éviter les catastrophes.
Les imprévus non contrôlables : il peut y avoir des imprévus qui sont imprévisibles et auxquels jamais vous n’aurez pu y penser, cela il faudra les gérer sans stress ni panique et se faire confiance. Ceux que vous avez pu prédire mais qui ne sont clairement pas contrôlables comme la météo, il va falloir que vous prévoyez directement le plan B. Pour la pluie, ça peut être éventuellement de prévoir un espace à l’intérieur ou de prévoir la location de barnum.
Les imprévus venant des autres : il y a beaucoup d’acteurs dans la journée de votre mariage. Les prestataires, les témoins, les invités, les parents, etc. Et plus il y a de personnes impliquées plus il y a de risque d’une erreur. Pour éviter ces erreurs au maximum, prenez vos précautions et mettez des actions en place. Par exemple, pour éviter tout retard, ajoutez 15 à 30 minutes supplémentaires sur l’arrivée de vos prestataires et témoins. Je vous conseille aussi de prévoir large quand au période entre les temps forts.
Les imprévus venant de vous : ceux-là, ils viennent de votre négligence. Je vous conseille donc de vivre de check et to-do list, elles seront vos meilleures amies. Faites-en autant que vous voulez ! Une pour votre valise, une autre pour les prestataires à contacter avec le mariage et encore une pour les tâches à accomplir la semaine avant le mariage, etc. Plus vous allez noter, moins vous risquez d’oublier.
ETAPE 4 : cherchez des alternatives et des plans B, C ou D
Et si malgré toute votre travail sur le plan de prévention, vous avez un imprévu, il vous faut avoir en secours votre plan B voir même votre plan C et D. Concrètement, c’est vous posez la question de : “qu’est-ce que vous allez faire si jamais il se passe ça?”.
Par exemple : la voiture qui doit vous amener à votre cérémonie tombe en panne. Qu’allez vous faire ?
Dans une telle situation, si vous n’avez pas prévu de plan B, vous risquez de paniquer et cela n’arrangera rien et risquera même de gâcher toute votre journée. Cependant, si vous avez prévu une voiture de secours en cas de problème avec la première, alors cela ne vous inquiétera pas. Et c’est même encore mieux si avec ça, vous avez prévu 15 minutes supplémentaires en cas de retard.
ETAPE 5 : être sereine et profiter de sa journée
Une fois votre plan d’action “anti-stress” terminé, je vous conseille de l’imprimer et de le partager avec les principaux acteurs de votre mariage. Ainsi, s' il y a un petit imprévu, ils pourront gérer sans avoir à venir vous importuner. Vous pourrez alors profiter de votre journée, sereinement.
PS : sachez que tout bon prestataire se doit de prévoir un prestataire de secours en cas d’absence imprévue, maladie, etc. Prenez le temps de vérifier cela dans vos contrats avant de signer.